e-Factura B2B 2026 — termene, sancțiuni, scutiri și workflow complet
Din 1 iulie 2024 toate facturile B2B (între plătitori TVA) trec obligatoriu prin RO e-Factura. Termenul: 5 zile lucrătoare de la emitere. Sancțiuni: 1.000-10.000 lei pe factură întârziată. Plus: cumpărătorul nu poate deduce TVA pentru facturile NEdepuse. Ghid complet 2026 cu integrare Oblio, SmartBill, FGO și workflow pentru cei care emit facturi manuale. Vezi calendarul fiscal complet pentru alte termene.
Ce e RO e-Factura, pe scurt
RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică al statului român, implementat din 2021 (gradual) și obligatoriu B2B din 1 iulie 2024. Toate facturile între plătitori TVA români trebuie încărcate într-un portal centralizat ANAF (parte din SPV) într-un format XML standardizat (UBL 2.1).
Scopul declarat: reducerea fraudei TVA (România are cea mai mare "VAT gap" din UE — peste 30%, față de media UE 8-10%). Scopul real tehnic: ANAF vede facturile instant, poate face cross-check între declarațiile de TVA și fluxul real de facturi, blocand frauda carusel.
Cine este obligat — cazurile concrete
| Tipul tău de activitate | Emite factură către | Obligatoriu e-Factura? |
|---|---|---|
| PFA, SRL, SA, II — plătitor TVA | Alt plătitor TVA RO | DA — B2B obligatoriu |
| PFA, SRL — plătitor TVA | Persoană fizică (consumator) | NU obligatoriu B2C (suspendat din 2025) |
| PFA, SRL — neplătitor TVA | Alt plătitor TVA RO | DA — B2B obligatoriu |
| Orice persoană impozabilă | Instituție publică (B2G) | DA — B2G obligatoriu |
| Firma RO — plătitor TVA | Firma alt stat UE | NU — operațiune intracomunitara separat |
| Firma RO | Firma non-UE (export) | NU |
Termenul de 5 zile lucrătoare — capcanele
Regulă clara: 5 zile lucrătoare de la data înscrisă pe factură. Asta înseamnă:
- Factură emisă luni → termen vineri (pe parcursul aceleiasi săptămâni lucrătoare).
- Factură emisă vineri → termen joi săptămână următoare (sâmbătă-duminica nu se numără).
- Factură antedata 25 ale lunii (când a fost efectiv emisă pe 28) → termen calculat de la 25, nu 28.
- Sărbători legale nu se numără — dacă 10 aprilie 2026 (Vinerea Mare) e în interval, termenul se prelungește cu o zi.
- Pentru facturi emise la sfârșit de luna (28-30): atenție ca termenul cade în luna următoare — verifică fișa fiscală pe luna corectă.
Sancțiuni — tabel concret
| Întârziere | Amenda | Impact suplimentar |
|---|---|---|
| 1-5 zile lucrătoare | 1.000-2.500 lei | Niciun impact suplimentar |
| 6-30 zile lucrătoare | 2.500-5.000 lei | Posibil refuz deducere TVA de către client |
| Peste 30 zile sau nedepunere | 5.000-10.000 lei | Sigur refuz deducere TVA + posibil control fiscal |
| Nedepunere repetată | 10.000+ lei + control | Înscriere listă contribuabili cu risc fiscal mare |
Amenda se aplică PER FACTURA, nu pe an. 10 facturi cu 30 zile întârziere = 25.000-50.000 lei amenzi cumulate. ANAF cumulează tot trimestrial și emite decizii de sanctionare.
Workflow practic — 3 opțiuni de implementare
Opțiunea 1 — Software profesional (recomandat)
Oblio, SmartBill, FGO, Saga, Facturis Online — toate au integrare directă cu RO e-Factura. Emite factură în app → click "Trimite la ANAF" → factură plecată în 5-10 secunde. Status SPV vizibil în dashboard. Costuri: 30-150 lei/lună în funcție de plan și volum.
Avantaje: zero risc termen depășit (poți seta auto-send la emitere), istoric complet, raportare lunară conformitate, generare XML UBL valid garantat.
Opțiunea 2 — Generator manual + upload SPV
Pentru <10 facturi/luna sau volum foarte mic: folosește un generator gratuit XML UBL (cum e generator-factura) sau direct portalul ANAF. Apoi upload manual pe SPV → e-Factura → Trimite factură.
Avantaje: gratuit. Dezavantaje: risc uitare → sancțiuni, fără istoric, fără dashboard, mult overhead pentru >5 facturi/luna.
Opțiunea 3 — Contabil cu acces SPV
Dacă ai contabil extern, da-i acces SPV (procura electronică ANAF) și lasa-l să se ocupe. Cost: deja plătit în serviciile lunare. Volum bun pentru cei cu <30 facturi/luna.
Risc: timing — contabilul vrea să lucreze în pachete săptămânale, tu trebuie să-i trimiți facturile rapid. Stabilește flow clar (ex: dropbox shared, email).
Cum facturile primite trec prin SPV
Pentru facturile pe care le PRIMEȘTI de la furnizori:
- Furnizorul emite factură și o trimite la SPV ANAF în 5 zile lucrătoare.
- ANAF te notifica (email/SMS dacă ai activat) ca o factură te așteaptă în SPV.
- Accesează SPV → e-Factura → Facturi primite → vezi factură cu statut "Recepționată".
- Click "Acceptă" sau "Refuză" (refuzul se face doar cu motiv întemeiat — eroare în factură, livrare neacceptată).
- Factură acceptată intra automat în evidență TVA — folosești pentru deducere în D300 lunară/trimestrială.
Aplicații ca Oblio și SmartBill descarca automat facturile primite din SPV, le verifică și le adaugă la istoric — fără click manual necesar.
Scutiri și excepții
- B2C către persoane fizice (consumator final): suspendat din 1 ianuarie 2025. Nu raportezi facturile B2C în e-Factura, dar tot le emiți normal cu casă de marcat sau factură simplă. Trebuie monitorizat — guvernul a anunțat ca poate reintroduce în 2026-2027.
- Operațiuni intracomunitare (către UE): NU se raportează în RO e-Factura. Se raportează în D390 recapitulativa (vezi calendarul fiscal).
- Export non-UE: NU se raportează în RO e-Factura. Doar în declarațiile vamale.
- Tranzacții cu PFA neplătitor TVA, fără cod TVA: ATENȚIE — dacă ești PFA neplătitor TVA și emiți factură către alt plătitor TVA RO, TOT trebuie să raportezi în e-Factura. Calitatea ta de neplătitor TVA nu te scutește — natura comercială B2B este criteriul.
- Avansuri: facturile de avans pentru bunuri/servicii nelivrate se raportează. La factură finala, se face stornare automată a avansului raportat.
Greșeli frecvente de evitat
- Crezul ca factură PDF "trimisa pe email" înlocuiește e-Factura: NU. PDF-ul e doar pentru convenienta — XML din SPV e forma legală obligatorie.
- Acceptarea oarba a facturilor primite: verifică fiecare factură din SPV — cifrele TVA, CUI corect, sumă. Dacă refuzi corect, furnizorul corectează.
- Uitarea termenului în concedii / sărbători: dacă pleci 2 săptămâni în concediu și emiți factură înainte, contabilul/aplicația trebuie să o trimita. Configurează auto-send.
- Folosirea XML invalid: validare manuala pe portal ANAF înainte de upload. Dacă XML e invalid (câmpuri obligatorii lipsă), factură e respinsă și NU se consideră depusă.
- Antedatare fără constientizare termene: o factură cu data 31 decembrie 2025 emisă pe 5 ianuarie 2026 are termen depășit din ziua emiterii reale.